தகவல்களை சேமிக்கும் எக்ஸெல் சீட் ?

அலுவலகப் பயன்பாட்டிற்காக தகவல்களை சேமிப்பதற்கு எக்ஸெல் சீட்டினை பயன்படுத்துவோம்.
எடுத்துக்காட்டாக மாணவர்கள் பல பாடப்பிரிவுகளில் பெற்ற மதிப்பெண்களை அமைக்கையில், அவற்றை வரிசை எண், தரவரிசைப் பட்டியல் போன்றவற்றின் அடிப்படையில் வகைப்படுத்த நினைக்கலாம். இதற்கு எக்ஸெல் புரோகிராம் வகைப்படுத்தும் வசதியான சார்ட்டிங்(Sorting) வசதியைத் தருகிறது.
இதிலும் பல சிக்கல்கள் நேரிட வாய்ப்புகள் உண்டு. அவற்றை எவ்வாறு புரிந்து கொண்டு தீர்க்கலாம் என்று இங்கு பார்க்கலாம்.
பொதுவாக சிக்கல்கள் மூன்று காரணங்களினால் ஏற்படுகின்றது. முதலாவதாக தகவல்கள் வரிசையில் ஏதேனும் காலியாக நெட்டு வரிசைகளோ அல்லது படுக்கை வரிசைகளோ இருக்கும். காலி வரிசைகள் இருந்தால் எக்ஸெல் சார்ட்டிங் செய்கையில் அந்த வரிசைகளில் நின்றுவிடும்.
எனவே இவற்றைச் சரி செய்து நாமாக வரிசைகளைத் தேர்ந்தெடுத்து சார்ட் செய்திட வேண்டும்.
இரண்டாவதாக தகவல்கள் மிக மிக அதிகமாக இருக்கலாம். இவற்றை வைத்து தொகுத்துத் தருவதற்கான நினைவக இடம் குறைவாக இருக்கலாம். இதற்கு இரு வழிகள் உள்ளன.
ஒன்று நினைவகத்தை காலி செய்து சார்ட்டிங் செய்வது அல்லது நினைவகத்தின் திறனை கூட்டுவது. மூன்றாவது வழியும் உண்டு. இதே தகவலினை மற்றொரு கணணியில் சார்ட் செய்வது.
சில வேளைகளில் எண்களின் வலது பக்கமாக கழித்தல் அடையாளம் இருக்கலாம். இவற்றை தீர்ப்பதற்கு எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக போர்மட் செய்யப்பட்டிருப்பது தான் அடிக்கடி நடைபெறும் செயலாகும்.
எடுத்துக்காட்டாக ஒரு குழு தகவலினை சார்ட் செய்து பின் பார்க்கிறீர்கள். நெட்டு வரிசையில் எண்கள் 1 முதல் வரிசையாக 1000 வரை இருக்கும்.
அடுத்த செல்லில் மீண்டும் 1 லிருந்து தொடங்கும். ஏன் இப்படி என்றால் இந்த எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக போர்மட் செய்யப்பட்டிருக்கலாம். சார்ட் செய்யப்படுகையில் முதலில் சரியான எண்கள் எடுக்கப்படும்.
பின் சரியான போர்மட்டில் இல்லாத எண்கள் எடுக்கப்படும். எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக போர்மட் செய்யப்பட்டிருந்தால் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ள வழிகளைப் பின்பற்றி அவற்றை எண்களாக மாற்றவும்.
1. ஒரு காலி செல்லில் 1 என்ற எண்ணை அமைக்கவும்.
2. அந்த செல்லை செலக்ட் செய்து கண்ட்ரோல் + சி கீகளை அழுத்தி கொப்பி செய்திடவும். இது அந்த செல்லை கிளிப் போர்டுக்குக் கொண்டு செல்கிறது.
3. அடுத்து எந்த செல்களில் எல்லாம் எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக போர்மட் செய்யப்பட்டுள்ளன என்று எண்ணுகிறீர்களோ அவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
4. Edit மெனுவில் Paste Special பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும்.
5. Multiply ரேடியோ பட்டன் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதனையும் உறுதி செய்திடவும்.
6. ஓகே கிளிக் செய்திடவும்.
7. காலி செல்லில் 1 என்று டைப் செய்ததை டெலீட் செய்திடவும்.
மேற்படி செயல்முறைகள் முடிந்தவுடன் டெக்ஸ்ட்டாக போர்மட் செய்தவை எல்லாம் எண்களாக மாற்றப்பட்டிருப்பதனைப் பார்க்கலாம்.
இதில் ஒன்றை நீங்கள் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். டெக்ஸ்ட்டாக போர்மட் செய்த மதிப்பில் ஸ்பேஸ் தவிர வேறு கேரக்டர்கள் எதுவும் இருக்கக் கூடாது. எண்கள் இல்லாத வேறு கேரக்டர்கள் இருப்பதனை கண்டறிந்து நீக்கிய பின்னரே மேலே சொன்ன செயல்பாடுகளை மேற்கொள்ளவும்.